关于做好沈阳理工大学2018届本科毕业生档案整理寄递工作的通知
发布日期:2018年06月21日  发布部门:档案馆  点击数:

  

各学院及相关单位:
根据学校2018届毕业生派遣离校工作意见的部署,以及《沈阳理工大学学生档案管理办法(修订)》(沈理工校〔2016〕24号)的规定,为确保2018届毕业生档案寄递的完整、安全与快速,更好地为学生服务,现将2018届学生毕业档案整理工作安排如下:
一、2018届学生毕业档案装档材料
学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容:
1、学生入学材料:包括高中阶段档案、高中体检表、高考材料、新生入学登记表(从2010级有)、新生入学报到证、新生入学体检表等。
2、毕业材料:高等学校毕业生登记表(毕业学生装入)、学生成绩单、授位决定书、体检表(有体检表装档案袋中、无体检表不装)及毕业生就业报到通知书等。
3、奖励材料:学生在校期间因表现突出获得的学院、校级及校级以上等相关奖励材料。
4、处分材料:学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等各类处分材料。
5、组织材料:学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料等。
6、日常行为表现材料:学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料等。
7、可供组织、人事部门参考的其他材料(学籍异动材料如休学、复学、退学、转学、参军、出国等;选调生材料;有工作经历的个人人事档案)。
二、归档材料要求
1、各学院根据毕业生档案装档材料内容的要求,将毕业生本科阶段装档材料按专业、班级及学号顺序进行整理、分检和组档,装档当天携带已装好的毕业生档案袋及预填写的表3-表5以班为单位一式一份,表6-表8各一份入馆装档;
特别注意:遗留档案为延期毕业、休学、退学、转学、当兵、公益岗、西部计划、改派遗留等原因,因没有就业去向的已经毕业的学生档案将全部寄回生源地就业主管部门(一般为人社局),且不影响毕业生考取公务员。
2、归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人署名,并有形成材料的日期。
3、归档的材料,凡规定由组织审查盖章的,须盖印章;要同本人见面的材料,一般应有本人的签字。
4、档案材料一般应使用16开办公用纸,材料上方留出2—2.5厘米装订边。文字须是正式打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写,不得用复印件代替原件存档。
三、关于中国邮政EMS “大学生档案专递”、沈阳市就业和人才服务局、大连市人才服务中心、鞍山市人才服务局、哈尔滨市就业管理局对应届毕业生信息采集的要求
 “大学生档案专递”EMS邮寄信息采集表所列16项信息填写齐全,不能空项,该信息是整体导入系统打印,缺项、不全都影响邮寄面单的打印和档案的顺利邮寄,所以请务必按照表内的说明全部填全且准确,保证档案寄递准确、及时、安全,按照本班学号顺序排列;
由于沈阳市就业和人才服务局、大连市人才服务中心、鞍山市人才服务局、哈尔滨市就业管理局的特殊要求,所有寄递到上面单位的毕业生信息采集表应按照表内说明,要求如实填写齐全8项信息;待邮档案排列顺序应与以上单位毕业生信息采集表(EXCEL格式)排列顺序一致,以便于交接、查收和转入档案管理库。
第一事项所含表6:遗留档案学生邮寄信息采集表所列的17项信息填写齐全,不能空项。此表适用于档案遗留在档案馆的学生填写。
四、装档时间安排
1、各学院本科毕业生装档邮寄时间,2018年7月9日-13日各学院毕业班辅导员及工作人员,按日程安排到档案馆108室分装毕业生档案,装档流程详见附件1。以中国邮政EMS“大学生档案专递”方式邮寄的档案在装档当天邮寄。邮寄到沈阳市就业和人才服务局、大连市人才服务中心、鞍山市人才服务局、哈尔滨市就业管理局的学生档案由档案馆在7月16日、17日、18日集中送达、邮寄(具体安排详见附件2)。
2、各学院硕士毕业生档案材料于7月16日集中装档待邮。
五、毕业生档案的寄递
今年我校档案寄递的方式统一按文件要求采用中国邮政EMS “大学生档案专递”方式邮寄。另外,毕业生出国留学,其档案可转至教育部留学服务中心留学人员档案室或寄递至生源地就业主管部门(一般为人社局),转出时应出具教育部留学服务中心开具的调档函。
对于部分特殊情况,也可由接收单位派专人领取。毕业生档案一般不允许由本人自带。因特殊情况需要自带的,应凭用人单位人事部门开具的调档函(注明同意自带)、毕业证、学位证、报到证、身份证、回执,由学生本人到档案馆办理自带手续。
在自带档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题,由毕业生本人承担责任,学校不负任何责任。
六、毕业生档案的查询
毕业班辅导员转发《2018届本科毕业生档案寄递有关事宜》到每名毕业生。且告知毕业生一年内按照自己已签字、确认的档案寄递去向,查询档案是否签收入库,一年之后将无法查询。查询流程和方式详见《2018届本科毕业生档案寄递有关事宜》
七、已毕业学生档案在校保管的问题  
对于应届已经毕业的学生,与学校已无隶属关系,且考虑到在校托管,影响毕业生工龄、职称晋级等因素,档案馆原则上不予托管。档案馆将把如期毕业的学生档案按照招生就业指导中心提供的档案去向地址全部完成寄递。
对未如期毕业(从2014级入学学生开始)的学生一旦取得毕业资格,档案馆按照预留的表6:遗留档案学生邮寄信息采集表中的档案去向信息,由招生就业处办理报到证、学生处装档,档案馆将于当年4月(1月毕业)和7月(7月毕业)集中办理延期毕业学生档案寄递。
其他要求
1 装档的详细流程和装档时间。详见附件1和附件2
2 相关表格请各学院自行下载填写
3 请各学院6月27-28日上交表1
4 档案接收单位为哈尔滨市就业管理局的学生填写表2,并将此表装入本人档案袋中
5 6月28日-7月6日铅笔预填写表3-表8
6 各学院按照装档时间入馆整理档案后,补全表3--表8信息,装档后带回表3--表8整理电子版及打印纸质版
7 7月17日4:00前移交表3-表8电子版、纸质(签字、公章齐全)打印版一式二份,原手写版原件(签字、公章齐全)一并移交。
8 如有表9、表10的请在7月17日4:00前一并移交电子版
 
附件1:2018届本科毕业生装档流程
附件2:各学院具体装档时间
表1:学院转入学生情况统计表
表2:哈尔滨市就业管理局档案材料清单
表3:本科毕业生装档材料明细表
表4:本科毕业生遗留档案名单(纸质版以班级、学院为单位各2份)
表5:班级档案去向信息统计表
表6:学院整体档案去向信息统计表
表7:含处分的档案 寄递去向统计表
表8:各学院档案去向信息汇总表
表9:应届毕业生自提档案情况说明表
表10:毕业生改派情况说明
 
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